A Prefeitura de Vitória exerce um controle minucioso sobre o material didático, pois é preciso garantir o abastecimento das escolas sem desperdiçar produtos. Todos os anos, no segundo semestre, abre-se processo licitatório para a compra de objetos, como lápis, borracha, caderno, apontador, caneta, cola, corretor, giz de cera, papel A4, papel de seda, régua e tesoura, que dão suporte às atividades de ensino no período seguinte.

Na Secretaria Municipal de Educação (Seme), o setor responsável pelo abastecimento escolar é o almoxarifado, que faz parte da Gerência Administrativa. As unidades de ensino lhe solicitam materiais a cada três meses. No começo do período letivo, a equipe do setor remete às escolas um cronograma, que informa os dias prováveis em que ocorrerão as entregas no decorrer do ano.

Os estabelecimentos de ensino possuem uma quantidade máxima de materiais, que pode ser recebida no período letivo. Existem cotas para cada produto, que foram definidas pelos profissionais do almoxarifado após estudarem a demanda das unidades com o passar do tempo. Nas análises de consumo feitas anualmente pela equipe, se for constatada a necessidade, as cotas podem ser revistas.

A equipe também acompanha de perto o aproveitamento das mercadorias. Um representante visita as unidades e verifica se tudo que é requisitado está sendo consumido. Além disso, ele orienta diretores e coordenadores sobre a melhor forma de estocagem, destacando, por exemplo, que os produtos mais velhos devem ser usados primeiro.